TOP 10 THƯƠNG HIỆU LỮ HÀNH HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
Tour MICE - Hội Thảo - Hội Nghị không chỉ là một chuyến du lịch công ty có thêm phòng họp. Với đoàn doanh nghiệp, một chương trình tốt phải xử lý cùng lúc nhiều việc: lịch di chuyển, giờ check-in khách sạn, setup phòng họp, âm thanh ánh sáng, tea break, ăn uống, gala dinner, team building, quà tặng, backdrop, MC, kịch bản và cả sức khỏe của khách tham dự.
Khách đi tour nghỉ dưỡng có thể linh hoạt hơn một chút, nhưng đoàn MICE thì khác. Nếu xe đến trễ, phòng họp chưa sẵn sàng, tea break ra chậm, màn hình trình chiếu lỗi hoặc gala bắt đầu muộn, cả chương trình sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy khi nhận đoàn MICE, INTOUR không chỉ hỏi điểm đến và số lượng khách, mà phải hỏi kỹ mục tiêu chương trình: hội thảo nội bộ, hội nghị khách hàng, kick-off, tổng kết cuối năm, đào tạo nhân sự, tri ân đại lý hay kết hợp du lịch khen thưởng.
Một tour MICE làm đúng phải giúp doanh nghiệp vừa đạt được mục tiêu công việc, vừa để nhân viên hoặc khách mời có cảm giác được chăm sóc tử tế trong suốt chuyến đi.
Đoàn công ty đi du lịch kết hợp họp nội bộ thường cần lịch trình gọn, không quá tham điểm, dành thời gian đủ cho phiên họp chính. Với nhóm này, INTOUR thường ưu tiên khách sạn có phòng họp ngay trong khu lưu trú, hạn chế việc cả đoàn phải di chuyển qua lại nhiều lần giữa khách sạn, nhà hàng và địa điểm hội nghị.
Đoàn hội nghị khách hàng, đại lý hoặc đối tác lại cần hình ảnh chỉn chu hơn. Không gian đón tiếp, backdrop, bàn check-in, bảng tên, âm thanh, màn hình LED hoặc máy chiếu phải được kiểm tra trước. Bữa ăn cũng không thể chọn quá sơ sài vì khách mời thường đánh giá doanh nghiệp qua những chi tiết rất nhỏ: chỗ ngồi có thoải mái không, món ăn có ra đều không, nhân sự có hướng dẫn rõ không, xe đưa đón có đúng giờ không.
Đoàn doanh nghiệp muốn kết hợp team building, gala dinner thường cần lịch trình có nhịp riêng. Buổi sáng có thể di chuyển hoặc tham quan nhẹ, buổi chiều tổ chức team building, buổi tối gala. Nếu xếp tham quan quá dày trước giờ gala, khách dễ mệt, chương trình tối giảm nhiệt, MC kéo không khí cũng khó hơn.
Với đoàn khen thưởng nhân viên, nghỉ dưỡng cao cấp hoặc incentive tour, yếu tố quan trọng không phải là đi được bao nhiêu điểm, mà là cảm giác được nghỉ thật. Khách sạn, bữa ăn, thời gian tự do, trải nghiệm riêng và cách đón tiếp sẽ quan trọng hơn việc gom lịch trình quá nhiều.
Tour MICE 2 ngày 1 đêm phù hợp với đoàn ở gần điểm đến, cần họp ngắn, gala tối hoặc team building nhẹ. Các tuyến như TP.HCM đi Vũng Tàu, Hồ Tràm, Phan Thiết; Hà Nội đi Hạ Long, Ninh Bình, Tam Đảo thường có thể làm được lịch 2 ngày nếu giờ khởi hành sớm và khách không yêu cầu quá nhiều nội dung.
Tour 3 ngày 2 đêm là lịch dễ vận hành nhất cho đa số đoàn doanh nghiệp. Ngày đầu dành cho di chuyển, nhận phòng, họp hoặc khai mạc nhẹ. Ngày thứ hai là ngày chính để tổ chức hội thảo, team building, gala dinner. Ngày cuối trả phòng, tham quan nhẹ rồi về. Lịch này đủ thời gian để chương trình không bị gấp, nhất là với đoàn có khách bay từ nhiều tỉnh thành về cùng một điểm.
Tour 4 ngày 3 đêm phù hợp với đoàn lớn, đoàn đi xa, hội nghị nhiều phiên hoặc chương trình có nhiều hoạt động: họp, đào tạo, workshop, city tour, gala, trao giải, tham quan. Với lịch dài hơn, INTOUR thường khuyên doanh nghiệp không nên lấp kín toàn bộ thời gian. Đoàn công ty đi MICE vẫn cần khoảng nghỉ, nếu ngày nào cũng kín lịch từ sáng đến tối thì hiệu quả hội nghị không cao.
Điểm đến MICE không chỉ cần đẹp. Điều quan trọng hơn là nơi đó có đủ hạ tầng để đón đoàn: khách sạn có phòng họp phù hợp, bãi xe thuận tiện, nhà hàng phục vụ đoàn nhanh, khoảng cách từ sân bay hoặc trung tâm không quá mệt, có phương án dự phòng nếu trời mưa hoặc chương trình ngoài trời phải đổi lịch.
Với đoàn ở TP.HCM, các tuyến Vũng Tàu, Hồ Tràm, Phan Thiết, Đà Lạt, Nha Trang, Phú Quốc thường được hỏi nhiều. Vũng Tàu và Hồ Tràm thuận tiện cho đoàn đi xe, hợp chương trình 2 ngày. Phan Thiết có lợi thế biển, resort rộng, dễ làm team building và gala. Đà Lạt khí hậu mát, hợp hội nghị nghỉ dưỡng nhưng một số tuyến đường đèo dễ làm khách say xe nếu đi đoàn lớn. Nha Trang và Phú Quốc phù hợp đoàn bay, chương trình cần hình ảnh đẹp, nghỉ dưỡng tốt, gala ven biển hoặc resort.
Với đoàn ở Hà Nội, Hạ Long, Ninh Bình, Tam Đảo, Sầm Sơn, Đà Nẵng, Quy Nhơn là các tuyến hay dùng. Hạ Long mạnh về khách sạn, du thuyền, không gian gala; Ninh Bình hợp lịch ngắn nhưng cần chọn điểm tham quan vừa sức; Đà Nẵng có hạ tầng MICE tốt, dễ kết hợp hội nghị, nghỉ dưỡng và city tour.
Điểm đến càng xa càng cần tính kỹ giờ bay, giờ nhận phòng, thời gian di chuyển từ sân bay về khách sạn và khả năng gom đoàn. Với đoàn có nhiều chi nhánh cùng bay về một nơi, bộ phận điều hành phải nắm rõ từng chuyến bay để sắp xếp xe đón, bảng tên, nhân sự hỗ trợ và phương án xử lý nếu một nhóm khách đến trễ.
Với tour MICE, khách sạn không chỉ là nơi ngủ. Khách sạn phải phù hợp với quy mô đoàn, mục tiêu chương trình và hình ảnh doanh nghiệp. Một khách sạn đẹp nhưng thang máy ít, sảnh nhỏ, xe lớn khó đậu hoặc phòng họp nằm tách biệt bất tiện thì khi vận hành đoàn sẽ rất vất.
Phòng họp cần được kiểm tra theo số lượng khách thật, không chỉ nhìn theo sức chứa ghi trên báo giá. Cùng một phòng, nếu xếp kiểu theater sẽ chứa được nhiều người hơn, nhưng nếu cần bàn viết, workshop nhóm, tài liệu, nước uống, không gian sẽ phải rộng hơn. Với hội nghị khách hàng, khu vực check-in, bàn lễ tân, backdrop, lối vào, vị trí đặt standee và khu vực chụp hình cũng phải tính trước.
Âm thanh, micro, máy chiếu, màn LED, clicker, ánh sáng, ổ cắm, đường truyền internet là những chi tiết nhỏ nhưng dễ gây sự cố. INTOUR thường khuyên doanh nghiệp nên có thời gian test kỹ thuật trước giờ khách vào phòng, nhất là chương trình có diễn giả, trình chiếu video, livestream hoặc kết nối trực tuyến.
Nếu đoàn có gala dinner, nên ưu tiên khách sạn hoặc resort có sảnh tiệc đủ rộng, trần không quá thấp, sân khấu dễ setup và khu hậu cần thuận tiện. Một số nơi nhìn hình rất đẹp nhưng khi vào thực tế lại giới hạn âm thanh sau 22h, không cho dựng sân khấu lớn hoặc không phù hợp với đoàn cần chương trình sôi động.
Với đoàn doanh nghiệp, bữa ăn cần ổn định, ra món đúng giờ và phù hợp số đông. Một thực đơn quá nhiều món lạ có thể tạo cảm giác đặc sản, nhưng không phải khách nào cũng dùng được. Đoàn có khách lớn tuổi, khách nữ, khách kiêng món nặng mùi hoặc khách từ nhiều vùng miền khác nhau thì bữa ăn phải có món dễ dùng: cơm, canh, rau, món mặn quen vị, món đặc sản đưa vào vừa đủ.
Nhà hàng phục vụ đoàn MICE cần có không gian riêng càng tốt, xe đậu thuận tiện, lối vào không quá chật, nhân sự ra món nhanh. Nếu sau bữa trưa đoàn vào họp hoặc sau bữa tối có gala, nhà hàng ra món chậm sẽ kéo trễ toàn bộ chương trình.
Với hội nghị khách hàng hoặc đoàn đối tác, bàn ăn cần chỉn chu hơn: sơ đồ bàn, vị trí khách VIP, món ăn lên đều, nhân sự biết hướng dẫn khách vào đúng khu vực. Nếu có tiệc gala, thực đơn phải tính cả thời lượng chương trình. Gala có trao giải, văn nghệ, game sân khấu mà món lên quá dồn hoặc quá thưa đều làm không khí bị đứt nhịp.
Tea break cũng không nên làm qua loa. Một buổi hội thảo dài cần tea break đúng giờ, đồ ăn gọn, nước uống đủ, khu vực lấy món không bị ùn. Với đoàn đông, chỉ cần bố trí bàn tea break quá nhỏ là khách phải đứng chờ, ảnh hưởng trải nghiệm ngay trong giờ nghỉ.
Xe đưa đón đoàn MICE phải đi theo kịch bản giờ giấc rõ ràng. Không thể chỉ ghi chung chung “xe đón đoàn đi tham quan” rồi đến ngày chạy mới xử lý. Với đoàn lớn, cần chia xe, đánh số xe, phân công trưởng xe, danh sách khách, điểm đón, giờ tập trung, số điện thoại điều hành và hướng dẫn viên phụ trách.
Nếu đoàn đi máy bay, phần đón sân bay rất quan trọng. Khách công ty thường đi theo nhiều nhóm nhỏ, có người đến sớm, người đến muộn, người mang hành lý, người không quen điểm hẹn. INTOUR thường bố trí bảng đón, nhân sự đứng tại khu vực phù hợp và xe chờ theo từng khung giờ để hạn chế khách phải tự xoay sở.
Với các tuyến đường dài hoặc có đèo, nên tính sức khách trước khi chốt lịch. Đà Lạt, Tây Bắc, Hà Giang, Sapa hoặc một số tuyến miền núi có đoạn nhiều cua, khách ngồi xe lớn dễ mệt hơn xe nhỏ. Nếu đoàn vừa bay xong lại nối xe đường dài, ngày đầu không nên xếp hội nghị quan trọng ngay buổi tối trừ khi doanh nghiệp thật sự cần.
Đoàn MICE cũng cần phương án dự phòng. Nếu trời mưa, team building ngoài trời chuyển vào đâu? Nếu xe vào resort bị giới hạn giờ, khách xuống ở điểm nào? Nếu gala ngoài trời gặp gió lớn, sân khấu và âm thanh xử lý thế nào? Những việc này phải bàn trước, không để đến sát giờ mới gọi nhau xử lý.
Giá tour MICE thường chênh nhau nhiều hơn tour du lịch thông thường vì ngoài dịch vụ ăn, ở, xe, vé tham quan còn có phần sự kiện. Cùng là đoàn 100 khách đi Phan Thiết 3 ngày 2 đêm, chi phí sẽ khác hẳn nếu doanh nghiệp chọn resort sát biển, phòng họp lớn, gala có sân khấu, âm thanh ánh sáng, backdrop, MC, ban nhạc, quay phim, chụp hình và team building riêng.
Khách sạn là phần làm giá thay đổi rõ nhất. Khách sạn 3 sao, 4 sao, 5 sao; phòng hướng vườn hay hướng biển; đi ngày thường hay cuối tuần; mùa thấp điểm hay lễ tết đều ảnh hưởng mạnh. Với đoàn lớn, chỉ cần lệch ngày cao điểm là chi phí phòng có thể tăng đáng kể.
Phòng họp và setup cũng cần tách rõ. Có nơi miễn phí phòng họp nếu đoàn đặt đủ phòng ngủ và ăn uống, nhưng có nơi tính riêng theo buổi. Màn LED, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bục phát biểu, hoa tươi, bàn chủ tọa, phiên dịch, tai nghe, livestream, quay dựng recap đều là các hạng mục cần báo giá riêng nếu doanh nghiệp yêu cầu.
Ăn uống cũng không chỉ là số bữa. Thực đơn thường, thực đơn nâng cấp, tiệc set menu, buffet, gala dinner, tiệc ngoài trời, tiệc hải sản, rượu bia, nước ngọt, phí phục vụ, phí mang thiết bị vào sảnh đều có thể làm ngân sách thay đổi.
Khi tư vấn, INTOUR thường hỏi trước số lượng khách, điểm khởi hành, thời gian dự kiến, tiêu chuẩn khách sạn, mục tiêu chương trình, có cần phòng họp không, có gala hay team building không, mức độ setup mong muốn ra sao. Có đủ thông tin này mới báo giá sát được, tránh tình trạng nhìn đơn giá ban đầu có vẻ rẻ nhưng vào triển khai lại phát sinh nhiều hạng mục.
Ngày đầu nên khởi hành sớm, đến nơi ăn trưa, nhận phòng và nghỉ ngơi. Buổi chiều có thể tổ chức hội thảo ngắn hoặc team building ngoài trời nếu thời tiết phù hợp. Buổi tối dành cho gala dinner, trao giải, vinh danh hoặc chương trình nội bộ.
Ngày thứ hai nên để lịch nhẹ hơn: ăn sáng, họp tổng kết ngắn, chụp hình đoàn, trả phòng rồi ăn trưa và về lại điểm khởi hành. Với lịch 2 ngày, không nên nhồi quá nhiều điểm tham quan vì khách vừa họp, vừa gala, vừa di chuyển sẽ rất dễ mệt.
Ngày đầu là ngày gom đoàn và ổn định dịch vụ. Nếu đoàn đi xe, có thể tham quan nhẹ trên đường. Nếu đoàn đi máy bay, nên dành thời gian đón sân bay, về khách sạn, nhận phòng, kiểm tra phòng họp và tổ chức welcome dinner.
Ngày thứ hai là ngày chính của chương trình. Buổi sáng hội thảo hoặc hội nghị khách hàng, giữa buổi có tea break. Buổi chiều có thể team building, workshop nhóm hoặc nghỉ dưỡng tùy mục tiêu. Buổi tối gala dinner là điểm nhấn, nên để khách có thời gian thay đồ và chuẩn bị trước khi vào tiệc.
Ngày cuối không nên xếp hoạt động nặng. Đoàn ăn sáng, trả phòng, tham quan ngắn nếu còn thời gian, ăn trưa rồi ra sân bay hoặc về lại điểm khởi hành. Với đoàn bay, giờ trả phòng và giờ ra sân bay phải tính kỹ để không bị gấp ở khâu hành lý.
Lịch này phù hợp với doanh nghiệp có hội nghị nhiều phiên, đào tạo nội bộ, gặp gỡ đại lý, team building và gala quy mô lớn. Ngày đầu nên tập trung đón khách, nhận phòng và khai mạc nhẹ. Ngày thứ hai dành cho hội nghị chính. Ngày thứ ba tổ chức hoạt động gắn kết, tham quan hoặc gala lớn. Ngày cuối trả phòng và di chuyển về.
Với lịch dài, điều hành tour phải giữ nhịp vừa đủ. Không phải cứ thêm ngày là thêm nhiều điểm tham quan. Đoàn MICE cần sự tỉnh táo cho các phiên làm việc và năng lượng cho chương trình buổi tối.
Doanh nghiệp không nên chọn tour MICE chỉ vì báo giá thấp nhất. Giá thấp nhưng khách sạn xa, phòng họp nhỏ, setup thiếu, nhà hàng phục vụ chậm hoặc xe không đủ chủ động thì người chịu áp lực cuối cùng vẫn là bộ phận phụ trách chương trình của công ty.
Một đơn vị tổ chức MICE tốt phải hỏi kỹ trước khi báo giá. Hỏi càng kỹ càng tốt cho khách: mục tiêu chương trình là gì, khách tham dự là nhân viên hay đối tác, có khách VIP không, độ tuổi trung bình, có cần MC không, có cần team building không, gala theo phong cách trang trọng hay vui nội bộ, doanh nghiệp có nhận diện thương hiệu cần đưa vào backdrop, standee, quà tặng hay không.
Kịch bản cũng phải sát thực tế. Giờ họp, giờ ăn, giờ nghỉ, giờ thay đồ, giờ di chuyển, thời gian check âm thanh ánh sáng đều cần được đưa vào timeline. Một chương trình nhìn trên giấy rất đẹp nhưng không có khoảng đệm thì khi chạy thật rất dễ vỡ nhịp.
INTOUR thường tách rõ phần tour và phần sự kiện để doanh nghiệp dễ kiểm soát ngân sách. Phần tour gồm xe, khách sạn, ăn uống, vé tham quan, hướng dẫn viên. Phần sự kiện gồm phòng họp, thiết bị, sân khấu, âm thanh ánh sáng, backdrop, MC, team building, gala, quay phim, chụp hình và các hạng mục setup riêng. Cách làm này giúp doanh nghiệp biết tiền đang nằm ở đâu, hạng mục nào cần nâng, hạng mục nào có thể tiết chế.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị Tour MICE - Hội Thảo - Hội Nghị, khách có thể gửi cho INTOUR các thông tin chính: số lượng người, điểm khởi hành, thời gian dự kiến, ngân sách, tiêu chuẩn khách sạn, mục tiêu chương trình, có cần phòng họp, gala dinner, team building hay không.
Từ những thông tin đó, bộ phận kinh doanh và điều hành của INTOUR sẽ tư vấn tuyến đi, khách sạn, phòng họp, lịch trình, phương án ăn uống, xe đưa đón và các hạng mục sự kiện phù hợp. Làm MICE quan trọng nhất không phải là đưa thật nhiều dịch vụ vào báo giá, mà là thiết kế chương trình chạy được ngoài thực tế, đúng mục tiêu doanh nghiệp và để khách tham dự cảm thấy được chăm sóc từ lúc khởi hành đến khi kết thúc.
INTOUR đơn vị tổ chức các tour du lịch trong nước và tour quốc tế. Dịch vụ Visa – Vé máy bay Nhanh chóng & Uy tín Cho Thuê xe Du lịch từ 16-29-35-45 chỗ.
Địa chỉ HCM: 113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông ( Quận Gò Vấp Cũ) , Tp. Hồ Chí Minh
Địa Chỉ Hà Nội: 134 Đường Nguyễn Hoàng Tôn, Phường Phú Thượng ( Quận Tây Hồ Cũ), Hà Nội
Địa Chỉ Đà Lạt: 3 Đường Lê Đại Hành, Phường Xuân Hương (Phường 1 Cũ), Đà Lạt, Lâm Đồng
Hotline: 084 72 72 772
Điện thoại: 028. 39 89 99 89
Email: [email protected] - [email protected]
Số đăng ký kinh doanh: 0305659559 do Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp ngày 21/04/2008
Số giấy phép kinh doanh lữ hành Quốc tế: 79-1012/2019/TCDL-GP LHQT.
Thứ 2 - 6: 8h – 12h00 ; 1h15 – 5h15 | Thứ 7: 8h – 12h00
