Sự kiện buổi họp báo là một buổi họp của các đơn vị báo chí nhằm đưa ra một thông tin cho các sự kiện được diễn ra.
Mục đích hướng tới của một buổi họp báo đó là công bố một thông tin quan trọng để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện sẽ nói đến.
Tổ chức họp báo (hay Press conferences) là phương thức doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng.
Hiện nay, các sự kiện buổi họp báo không còn quá xa lạ đối với các cơ quan công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới.
Tổ chức sự kiện buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới là hoạt động giới thiệu, quảng bá cho sản phẩm, thương hiệu tới những đối tượng khách hàng tiềm năng.
Đây là cách nhanh chóng để bạn có thể truyền tải thông điệp, hình ảnh về hàng hóa, dịch vụ của bạn tới các khách hàng, đối tác.
Do vậy, để tạo nên ấn tượng ban đầu, khẳng định chất lượng thương hiệu của công ty, doanh nghiệp tới khách hàng, bạn cần phải tạo nên một buổi họp báo ấn tượng.
Mục đích của việc tổ chức sự kiện buổi họp báo
Họp báo là hình thức sự kiện nhằm liên kết các doanh nghiệp với cơ quan truyền thông và cộng đồng.
Thông qua sự kiện đó, công ty, doanh nghiệp sẽ cung cấp đến các cơ quan báo chí, công chúng các thông tin cơ bản và quan trọng nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của mình.
Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức các buổi họp báo với nhiều mục đích hướng tới khác nhau.
Tuy nhiên, những mục đích chính hướng đến có thể kể đến như là:
- Ra mắt cũng như giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới của công ty, doanh nghiệp ( Ra mắt phim mới, sản phẩm, MV âm nhạc,…)
- Thay đổi những thông tin cần thiết của công ty, doanh nghiệp hay nhận diện các sản phẩm cũ.
- Công bố những thông tin quan trọng có liên quan trực tiếp đến công ty, doanh nghiệp
- Xử lý những khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra như đính chính những thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin,..
Vai trò, lợi ích của việc tổ chức sự kiện buổi họp báo
Là một trong những chiến lược marketing mang tới hiệu quả cao cho các sản phẩm và thương hiệu công ty, doanh nghiệp.
Một event bất kỳ đều có thể là 1 phương tiện truyền thông vô cùng tốt.
Tuy nhiên, với sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông thì điều này đạt được càng hiệu quả cao hơn nữa.
Rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng, khách hàng tiềm năng.
Tăng sự tin tưởng và độ uy tín đối với khách hàng và đối tác. Việc báo chí đăng tải những thông tin về công ty, doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp sẽ tạo sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng.
Tăng cơ hội phát triển và hợp tác với những đối tác tiềm năng, thu hút khách hàng, các đối tác sẽ biết đến công ty, doanh nghiệp, hiểu rõ hơn về sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.
Tạo hiệu ứng lan truyền mạnh mẽ (chia sẻ link, chia sẻ trên các mạng xã hội). Thời đại công nghệ 4.0 giúp cho thông tin sự kiện của doanh nghiệp được phủ sóng rộng rãi hơn qua các trang mạng xã hội.
Từ đó, công chúng sẽ dễ dàng tiếp cận và cập nhật nhanh chóng những thông tin của công ty, doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức sự kiện buổi họp báo ra mắt sản phẩm
Để tổ chức một buổi họp báo thật thành công, thu hút được các cơ quan báo chí, công chúng và đạt được hiệu quả quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp thì các tổ chức, cá nhân phải đảm bảo các khâu tổ chức được chuẩn bị thật kĩ lưỡng và có một quy trình đầy đủ các bước dưới đây.
Lên kế hoạch thật chi tiết, tỉ mỉ cho sự kiện buổi họp báo
Việc cần phải làm đầu tiên khi muốn tổ chức một buổi họp báo ra mắt, giới thiệu sản phẩm đó là phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho sự kiện.
Và để lên được một bản kế hoạch thật chi tiết và hiệu quả nhất, bạn cần phải xác định rõ ràng về mục đích của buổi họp báo, đưa ra ý tưởng về mặt nội dung, các đối tượng hướng tới tham dự chương trình.
Việc xác định đúng tất cả các yêu cầu khi tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn đúng chủ đề và concept cho sự kiện.
Mục đích và mục tiêu đề ra của buổi họp báo cần được xác định rõ ràng.
Mục tiêu càng rõ ràng càng chi tiết, bạn có thể dễ dàng đánh giá, nhận xét và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc.
Mục tiêu cần là các yếu tố mang tính chất thống kê, không được quá cảm tính ví dụ như số lượng cơ quan báo chí tham dự, số lượng tin tức bài viết được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được trong buổi họp báo...
Phần nội dung luôn đóng vai trò quan trọng nhất cho kịch bản chương trình họp báo mà bạn cần quan tâm đầu tiên khi lên kế hoạch tổ chức họp báo.
Với nội dung tốt và hay thì sẽ thu hút được những bình luận tốt từ phía công chúng, các nhà báo sẽ quan tâm hơn đến chương trình.
Và trong nội dung, phần quan trọng nhất chính là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, giới thiệu, thứ sẽ được đề cập xuyên suốt buổi họp báo.
Ngoài ra, bạn cũng cần phải chú ý đến kịch bản MC.
Các hình ảnh sử dụng quảng bá sản phẩm phải được chuẩn bị thật kĩ lưỡng.
Buổi họp báo sẽ hiệu quả tốt hơn nếu có các bài phát biểu của các nhân vật nổi tiếng đến tham dự, hay các đánh giá sản phẩm.
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện buổi họp báo
Thời gian và địa điểm lựa chọn tổ chức cho các sự kiện buổi họp báo cũng là một trong những vấn đề cần được lưu tâm và tính toán thật kĩ lưỡng trước khi triển khai.
Khác với những chương trình sự kiện thông thường khác thường hay diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo thường được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối, các ngày nghỉ, lễ Tết...
Lý do sự kiện họp báo nên diễn ra vào buổi sáng là để các cơ quan báo chí có thể thực hiện đăng tin ngay tức thì trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo được tính thời sự, tin tức nóng về sự kiện buổi họp báo.
Cần lựa chọn những địa điểm tổ chức có không gian phù hợp, rộng rãi, đủ không gian cho số lượng khách mời và có đầy đủ hệ thống trang thiết bị cho các phóng viên tác nghiệp.
Tùy vào mục đích và quy mô mà thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức ở các khách sạn hay các trung tâm hội nghị thích hợp nhất.
Một điều cần lưu ý đó là bạn nên lựa chọn các địa điểm tổ chức ở gần trung tâm và di chuyển thật thuận tiện để các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời dễ dàng đến tham dự.
Đây là một bước vô cùng, vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo.
Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” không xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến ngay sát nút.
Hồ sơ và những thủ tục xin giấy cấp phép tổ chức buổi họp báo bao gồm:
Đơn xin phép tổ chức sự kiện buổi họp báo phải đứng tên đơn vị xin phép bao gồm mục đích, thời gian, địa điểm tổ chức, nôi dung, người thuyết trình/chủ trì (họ tên, chức vụ), đối tượng khách mời tham dự
Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung chương trình họp báo (kịch bản, khuyến mãi, giấy phép biểu diễn…)
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ( có công chứng)
Hợp đồng thuê địa điểm lựa chọn tổ chức sự kiện buổi họp báo
Lập và sắp xếp danh sách các khách mời và các cơ quan báo chí, các phương tiện truyền thông, cơ quan báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho thật phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông mà doanh nghiệp hướng tới.
Sau khi chốt được danh sách số lượng các cơ quan báo chí và khách mời tham dự, doanh nghiệp sẽ bắt đầu liên hệ và gửi thư mời.
Bắt buộc phải xác nhận chính xác số người tham dự sự kiện để có chuẩn bị chu đáo nhất.
Vì tất cả khách mời tham dự sự kiện đều là có liên quan đến cơ quan truyền thông báo chí hoặc có sự ảnh hưởng nhất định đến công chúng, mỗi thư mời gửi đi đều cần phải thể hiện sự trang trọng, lịch thiệp và chân thành.
Nội dung trong thư mời cần phải có đầy đủ các thông tin quan trọng như chủ đề chương trình họp báo, thời gian, địa điểm rõ ràng nơi diễn ra sự kiện họp báo, các nhân vật chính tham dự buổi họp báo…
Một ngày trước khi chương trình tổ chức họp báo diễn ra, bạn nên liên hệ lại với tất cả cơ quan báo chí, khách mời có trong danh sách để xác nhận sự có mặt của họ trong sự kiện và đưa ra những phương án dự phòng thật thích hợp.
Đây là việc làm không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện họp báo của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu cho sự kiện buổi họp báo
Đối với bất cứ sự kiện họp báo nào cũng cần có các tài liệu đi kèm để các phóng viên báo chí hay khách mời tham dự có thể nắm rõ tiến trình của buổi họp báo và tra cứu các thông tin thật cần thiết của sự kiện.
Tài liệu chính cho sự kiện buổi họp báo sẽ bao gồm:
- Thông cáo cho các cơ quan báo chí bao gồm thông tin về công ty, sản phẩm sắp sửa giới thiệu, thương hiệu của doanh nghiệp
- Chi tiết về sản phẩm sắp sửa giới thiệu, các bài thuyết trình sẽ được bàn giao lại cho MC.
- Kịch bản chương trình, kịch bản MC và kịch bản diễn thuyết, trả lời báo chí phải được viết một cách kỹ lưỡng, mới mẻ và khác biệt tạo ra sự thu hút.
- Chuẩn bị các slide trình chiếu, thuyết trình cho sản phẩm, nếu có 1 hoặc 2 video giới thiệu thì sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn
- Bài phát biểu của những nhà lãnh đạo, đơn vị tài trợ, đối tác lớn, lời cảm nhận của một vài khách hàng cũng cần được chuẩn bị trước.
- Thi công, set up, sắp xếp cho sự kiện thường được thực hiện trước thời gian sự kiện diễn ra từ 1 đến 2 ngày.
- Việc set up địa điểm tổ chức và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện nhanh chóng và kịp thời các sự cố để có phương án xử lý thích hợp.
Trong quá trình tổng duyệt sự kiện, cần lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau:
- Kiểm tra trang thiết bị hệ thống âm thanh ánh sáng
- Kiểm tra hệ thống an ninh và an toàn trong sự kiện và thiết lập bộ phận an ninh kiểm soát ra vào trong sự kiện họp báo, kiểm tra hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức...
- Kiểm tra các tài liệu và dụng cụ sử dụng trong họp báo như thông cáo báo chí, video, thẻ ra vào, bảng tên, quà tặng,…
- Thảo luận với MC, người diễn thuyết về nội dung trọng tâm cần được nhấn mạnh, lưu ý về thời gian diễn thuyết để thời lượng chương trình được bảo đảm đúng với kịch bản, sự khéo léo khi trả lời các câu hỏi khó hay tháo gỡ những vấn đề vướng mắc.
- Làm việc và lưu ý các vấn đề cần thiết với đội ngũ nhân sự sự kiện như PG, buổi tân, …
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức họp báo sự kiện ra mắt sản phẩm mới đó là tiến hành tổ chức.
Và tất cả các thành viên trong ban tổ chức phải có mặt từ rất sớm, ít nhất là trước 2 tiếng khi bắt đầu sự kiện họp báo để họp lại và kiểm tra thật kĩ càng các hạng mục, trang thiết bị, nội dung sủ dụng trong sự kiện.
Việc này nhằm đảm bảo rằng mọi hạng mục đều ổn và tránh các sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức.
Khi kết thúc họp báo thì đại diện của doanh nghiệp dành thời gian cảm ơn các đơn vị truyền thông đã đến đây tham dự buổi họp báo của mình.
Việc này sẽ giúp các phóng viên có thiện cảm hơn với doanh nghiệp và chắc chắn các bài viết báo về buổi họp báo của doanh nghiệp sẽ được viết một cách đầy đủ và ”hay” hơn nhiều.
Những điều cần lưu ý để buổi họp báo diễn ra thành công
Nội dung trong buổi họp báo phải được đảm bảo là nội dung quan trọng và chính xác nhất, làm nổi bật được những thông điệp công ty muốn truyền tải.
Không nên đưa nội dung quá dài, lan man để tránh gây sự nhàm chán cho khách mời và khiến thông tin sản phẩm bị ”loãng”.
Ngoài ra, cần chuẩn bị tư liệu thật rõ ràng, thật đơn giản để các khách mời tham dự có thể dễ dàng nắm bắt.
MC chính là một trong những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của sự kiện.
Bởi MC chính là cầu nối, dẫn dắt và kết nối công ty, doanh nghiệp với các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời tham dự.
Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới phải đáp ứng được những tiêu chí sau:
Khả năng nói rành mạch và đúng câu từ trong nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được.
MC cũng không nên lặp lại hay tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi như thế nội dung có thể sẽ không đầy đủ, bị sai lệch, gây nhiễu thông tin.
MC có thể làm giảm đi sự căng thẳng của không khí buổi họp báo ra mắt sản phẩm bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng.
Trang thiết bị phục vụ trong chương trình họp báo ra mắt sản phẩm mới cũng là những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi họp báo.
Bởi nếu không có sự hỗ trợ của các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED,… thì buổi họp báo của bạn sẽ trở nên vô cùng vô vị, không thu hút và không tạo được ấn tượng cho khách mời.
Các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới nên thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của những công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm và uy tín để đảm bảo sự trọn vẹn trong các khâu tổ chức, chất lượng nhân sự, thiết bị, tất cả sẽ được quản lý và kiểm soát của ban công ty tổ chức sự kiện.
Dịch vụ tổ chức sự kiện buổi họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói uy tín, chất lượng INTOUR
Hiện nay, việc lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới vẫn đang là giải pháp hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất về cả thời gian và chi phí.
Do đó, các doanh nghiệp đang dần tìm kiếm và liên lạc với các công ty tổ chức sự kiện uy tín, giá rẻ, chất lượng để sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói.
Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện từ lớn đến nhỏ.
Công ty tổ chức sự kiện INTOUR tự hào sẽ mang đến cho bạn một sự kiện họp báo chất lượng có một không hai và những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.
Đến với công ty dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín INTOUR chúng tôi, bạn sẽ được:
- Tư vấn tổ chức sự kiện buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới cho khách hàng miễn phí.
- Xây dựng kế hoạch sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới toàn bộ một cách chi tiết để khách hàng dễ dàng hình dung.
- Hiện nay có rất nhiều địa điểm để tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, chúng tôi cung cấp đến khách hàng những lựa chọn tối ưu nhất như phòng hội nghị tại khách sạn, trung tâm hội nghị, sự kiện…
- Đáp ứng và đóng góp những phương án khả thi nhất với tất cả yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp
- Đội ngũ tư vấn viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm, sẽ giúp bạn hiểu rõ cách thức để tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm thật thành công và vượt ngoài sự mong đợi.
- Trang thiết bị sẵn có, hiện đại với chất lượng vô cùng tốt.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo chuyên môn theo tiêu chuẩn quốc tế từ nhân sự kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, nhân sự kỹ thuật sân khấu, đạo diễn sân khấu, nhân sự pg, lễ tân đều có kinh nghiệm lâu năm, chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
- Tư vấn lựa chọn, chuẩn bị tiệc, văn nghệ, các tiết mục nghệ thuật đặc sắc theo yêu cầu khách hàng.
- Xử lý nhanh chóng và có các phương án dự phòng các vấn đề phát sinh trong khi tiến hành sự kiện.
Hãy để công ty tổ chức sự kiện uy tín chất lượng INTOUR đồng hàng cùng bạn trong những sự kiện sắp tới của doanh nghiệp bạn nhé!
